Como implementar a metodologia 5W2H?

Invista em planos de ação com o 5W2H para obter melhores resultados!

O que é 5W2H?

Criado no Japão após a Segunda Guerra Mundial, o 5W2H auxilia a planejar e gerir atividades, ações e projetos de forma eficiente e padronizada. É composto por sete perguntas padrões que funcionam como um checklist que desenvolverão as atividades do negócio. Confira as perguntas a seguir:

What? (O quê?): definição da atividade executada;
Why? (Por quê?): identificação do propósito do projeto;
Where? (Onde?): ambiente onde a atividade será executada, podendo ser físico ou virtual;
When? (Quando?): definição do prazo de conclusão;
Who? (Quem?): identificação das pessoas responsáveis pela execução;
How? (Como?): definição dos métodos e processos que deverão ser aplicados;
How much? (Quanto?): análise dos custos e investimentos.

Ao responder essas perguntas é possível controlar a qualidade das atividades de forma centralizada, permitindo maior compreensão dos detalhes, prazos e responsáveis.

Quais são as vantagens de aplicar o 5W2H?

A ferramenta é amplamente utilizada para resolver problemas operacionais comuns, como baixa produtividade, gargalos, não conformidades, falta de comunicação entre equipes e muito mais.

Além disso, por ser uma metodologia flexível, ela pode ser aplicada em qualquer tipo de departamento e segmento! Dessa forma, o 5W2H oferece diversas vantagens, como:

Melhor tomada de decisões: mediante um planejamento organizado e estruturado, é possível otimizar a tomada de decisão baseando-se em dados e informações concretas;
Facilidade de uso: graças a sua simplicidade, a ferramenta se torna acessível para que qualquer colaborador da empresa possa realizar o monitoramento e editar as informações;
Aumento de produtividade: prazos e priorizações definidos asseguram melhor a gestão de tempo, diminuindo erros e promovendo a eficiência das atividades;
Clareza nos processos: ao organizar e detalhar cada ação e etapa, os profissionais envolvidos poderão ter mais compreensão sobre os processos;

Sem dúvida, o método resulta em benefícios significativos ao longo do tempo, garantindo maior eficiência e reduzindo os índices de retrabalho.

Como aplicar o 5W2H?

O método pode ser utilizado aplicado em operações de todos os segmentos e tamanhos! Afinal, é uma ferramenta adaptável, que depende da inserção de informações pelos envolvidos.

Por isso, é possível aplicar o 5W2H para planejamento estratégico, gestão de processos, resolução de problemas, implementação de melhorias e até para a organização pessoal.

Como usar a metodologia 5W2H?

A aplicação do 5W2H é intuitiva e simples. É necessário responder as sete perguntas nos campos correspondentes e acompanhar o plano de ação.

A partir da análise dos dados apurados, é o momento de aprimorar os processos e promover a melhoria contínua.

Qual a melhor ferramenta para criar planos de ação?

O Checklist Fácil é um software que permite a criação e gestão de planos de ação baseados na metodologia 5W2H. Assim que uma não conformidade for identificada, é possível habilitar que o plano de ação seja criado automaticamente.

Além disso, a ferramenta permite a personalização dos campos, a obrigatoriedade de arquivos de mídia para a conclusão e a determinação de prioridades, entre as categorias urgente, alta, normal ou baixa.

O sistema é líder na América Latina e conta com mais de 150 recursos para otimizar a gestão de processos do seu negócio. Comece agora a digitalizar seus planos de ação com o Checklist Fácil!

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