Passo a passo para Plano de Ação + 3 modelos prontos
Comece a utilizar uma ferramenta eficiente para garantir a execução de melhorias continuamente em processos e equipes.
O que um bom modelo de plano de ação deve ter?
Um modelo de plano de ação eficiente precisa considerar todos os pontos necessários para que possa servir como um guia às equipes envolvidas. Por isso, podemos listar:
- Objetivo;
- Descrição completa sobre o problema ou situação em foco;
- Metas e resultados esperados;
- Iniciativas a serem implementadas;
- Responsáveis pelas execuções;
- Recursos indispensáveis;
- Cronograma completo e fluxo de trabalho;
- Previsão de avaliações e monitoramento dos indicadores estabelecidos.
Em resumo, os itens acima são o que um plano de ação comumente deve apresentar. A disposição e o tipo de abordagem, porém, variam de acordo com os tipos de plano de ação, que você vai conhecer a seguir.
Quais são os tipos de plano de ação?
Os tipos de plano de ação diferem de acordo com o objetivo. Por exemplo: você pode planejar uma tratativa para corrigir uma não conformidade. Este é um caso que representa um plano de ação corretivo ou emergencial, dependendo do nível de criticidade do desvio identificado.
O plano de ação preventivo, por sua vez, visa se antecipar a alguma ocorrência. Para isso, é fundamental colocar em prática análises constantes da operação, obtendo diagnósticos que permitam a visualização de padrões de comportamentos e tendências.
Para concluir, o plano de ação estratégico tende a ser um tipo de plano mais amplo, geralmente voltado a intervalos de médio ou longo prazo. Sua finalidade é orientar ações diretamente relacionadas aos rumos que a empresa ou o departamento vão seguir para chegar às metas pretendidas.
Quais metodologias são aplicáveis em planos de ação?
Existem alguns métodos que ajudam a fortalecer a proficiência de planos de ação. Entre os mais utilizados, estão o 5W2H, Diagrama de Ishikawa e Ciclo PDCA.
5W2H
O 5W2H é uma ferramenta de gestão que auxilia na elaboração de planos de ação respondendo sete norteadoras: What (O que será feito?), Why (Por que será feito?), Where (Onde será feito?), When (Quando será feito?), Who (Quem será o responsável?), How (Como será feito?) e How much (Quanto custará?).
É um método que traz clareza, organização e direcionamento ao plano de ação, garantindo que todas as etapas sejam bem definidas, responsabilidades atribuídas e prazos estabelecidos, facilitando a execução e monitoramento das atividades.
Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como diagrama de causa e efeito ou espinha de peixe, é uma ferramenta usada para identificar as causas raiz de um problema. Sendo assim, favorece a disposição visual por categorias, como método, material, mão de obra, máquina, meio ambiente e medida.
A metodologia de Ishikawa é útil em planos de ação, pois ajuda a entender as origens dos problemas, facilitando a criação de soluções específicas e direcionadas. Ao identificar claramente as causas, é possível desenvolver um plano de ação mais eficaz, focado na eliminação ou mitigação das inconformidades.
Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é uma metodologia de melhoria contínua usada para gerenciar e otimizar processos, e por isso está alinhado ao propósito do plano de ação. A sigla PDCA corresponde às quatro etapas: Planejar (definir objetivos e estratégias), Executar (implementar o plano), Verificar (analisar os resultados) e Agir (realizar ajustes e melhorias).
No contexto de planos de ação, o PDCA é aplicado para garantir que as ações sejam bem planejadas, executadas de forma eficaz, monitoradas para identificar falhas ou desvios, e ajustadas conforme necessário, promovendo uma melhoria contínua e sustentável dos processos.
Como documentar um modelo de plano de ação?
Para garantir a eficácia de um plano de ação, a documentação é a parte mais importante. Preze por registros organizados de todas as etapas e responsabilidades, assim como um detalhamento completo do que será executado.
Tudo isso ajuda a estabelecer controles, fornecendo subsídios para um monitoramento bem estruturado.
Por fim, conte com ferramentas de apoio para documentar seu plano de ação. Afinal, a centralização e a disponibilidade das informações são determinantes para alinhar as equipes.
Quais são as melhores ferramentas para plano de ação?
Um plano de ação em planilha pode funcionar bem a curto prazo. Por isso, com este ebook, você conseguirá entender tudo sobre essa metodologia, além de contar com três modelos prontos para download.
Cada um dos modelos de plano de ação oferecidos pelo material segue uma das metodologias. Então, você poderá optar por 5W2H, PDCA ou Ishikawa, ou ainda experimentar os três formatos para entender o que melhor se adapta às necessidades da sua operação.
Mas não se esqueça: utilizar uma tecnologia especializada é a solução ideal para manter o controle total de qualquer operação. O Checklist Fácil, por exemplo, oferece uma funcionalidade totalmente dedicada a planos de ação automatizados, o que proporciona mais credibilidade e agilidade às rotinas.
Portanto, comece agora a entender mais sobre a importância do uso de planos de ação no dia a dia e aproveite este ebook gratuito sobre o tema!
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